Tetapkan pemohon dan versi merek
Persiapan dokumen dimulai dengan dua keputusan: siapa yang akan menjadi pemohon dan tampilan merek mana yang akan diajukan. Usaha yang dibangun bersama perlu menyepakati hal ini sejak awal agar nama pemohon tidak dipilih sekadar karena orang tersebut sedang memegang akun atau melakukan pembayaran.
Buat satu lembar ringkasan berisi identitas pemohon, alamat, kontak, nama merek, dan daftar barang atau jasa. Gunakan ringkasan tersebut sebagai acuan untuk memeriksa seluruh berkas. Jika ada ketidakcocokan ejaan nama atau alamat, selesaikan sebelum pengajuan, lalu simpan versi final dalam satu folder yang mudah ditemukan.
Kumpulkan berkas inti dan berkas khusus
Standar pelayanan DJKI mencantumkan etiket atau label merek dan tanda tangan pemohon dalam persyaratan pendaftaran. Untuk kategori usaha mikro dan kecil, terdapat dokumen pendukung berupa rekomendasi atau keterangan UKM binaan serta pernyataan UMK sesuai ketentuan. Penggunaan Konsultan KI dan pengajuan dengan hak prioritas juga mempunyai persyaratan tersendiri.
Jadikan daftar resmi sebagai dasar pemeriksaan, lalu sesuaikan dengan jenis pemohon dan fitur permohonan Anda. Jangan menganggap satu paket contoh milik teman akan cocok untuk semua kondisi. Persyaratan dan format dapat diperbarui; periksa petunjuk resmi yang berlaku pada waktu pengajuan, terutama jika menggunakan kategori khusus atau hak prioritas dari luar negeri.
Periksa keterbacaan dan konsistensi
Sebagai kebiasaan administrasi, buka setiap berkas setelah dipindai atau disimpan. Pastikan tulisan terbaca, halaman lengkap, dan berkas yang diunggah memang versi yang disetujui. Label merek perlu sesuai dengan tampilan yang hendak dimohonkan. Hindari mengirim desain sementara yang masih menyisakan catatan revisi atau beberapa alternatif logo dalam satu gambar.
Namai berkas dengan jelas, misalnya label-final dan tanda-tangan-pemohon, lalu pisahkan arsip lama dari folder pengajuan. Minta satu orang lain memeriksa ringkasan terhadap dokumen. Pemeriksaan sederhana ini dapat menemukan salah ketik, berkas tertukar, atau perbedaan versi sebelum menjadi pekerjaan koreksi setelah pengajuan.
Siapkan pemantauan setelah pengajuan
Portal registrasi merek DJKI meminta penggunaan email aktif dan pemeriksaan email secara berkala. Pilih alamat yang dapat terus diakses oleh pihak yang bertanggung jawab atas permohonan. Buat kesepakatan internal tentang siapa yang membaca pemberitahuan, siapa yang menyimpan dokumen, dan siapa yang menindaklanjuti permintaan penjelasan.
Setelah pengajuan, simpan bukti permohonan dan nomor permohonan bersama salinan berkas final. Bukti pengajuan perlu dibedakan dari sertifikat merek yang terbit setelah prosesnya selesai. Berkas yang rapi membantu pemantauan dan tindak lanjut, tetapi kelengkapan administrasi sendiri tidak menjamin merek diterima. Tetap pantau proses resmi dan periksa setiap surat sesuai isi serta tenggatnya.