Baca tanggal yang benar
Tanggal penerimaan dan tanggal terbit sertifikat mempunyai fungsi berbeda. Informasi resmi DJKI menjelaskan bahwa merek terdaftar mendapat perlindungan selama sepuluh tahun sejak tanggal penerimaan dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu yang sama. Karena itu, menghitung tenggat hanya dari tanggal sertifikat diterima dapat menghasilkan pengingat yang keliru.
Ketika sertifikat tersedia, catat nomor pendaftaran, pemilik, tanggal penerimaan, serta tanggal berakhir perlindungan yang tercantum. Cocokkan informasi tersebut dengan data resmi. Jika ada perbedaan atau tanggal yang tidak dipahami, selesaikan penjelasannya sejak awal. Jangan menunggu mendekati akhir masa perlindungan untuk membuka kembali arsip yang sudah lama tidak diperiksa.
Jadwalkan sebelum masa perlindungan berakhir
DJKI menerangkan bahwa pengajuan perpanjangan dapat dilakukan dalam enam bulan sebelum perlindungan berakhir. Ketentuan juga memberikan waktu paling lama enam bulan setelah berakhirnya perlindungan dengan biaya dan denda sesuai aturan. Jendela setelah jatuh tempo sebaiknya dipahami sebagai ketentuan keterlambatan, bukan alasan menunda persiapan.
Sebagai langkah pengelolaan, buat pengingat internal lebih awal untuk memeriksa dokumen, lalu pengingat ketika jendela pengajuan dibuka. Tentukan penanggung jawab dan pengganti jika orang tersebut tidak tersedia. Bagi usaha dengan beberapa merek, daftar tenggat bersama lebih mudah diawasi dibanding pengingat yang tersebar di telepon masing-masing anggota tim.
Periksa dokumen dan penggunaan merek
Pada halaman layanan pasca permohonan, DJKI mencantumkan dokumen perpanjangan seperti label, sertifikat, serta pernyataan penggunaan merek. Persyaratan tambahan dapat bergantung pada penggunaan Konsultan KI, kategori pemohon, atau keadaan permohonan multikelas. Periksa daftar yang berlaku ketika menyiapkan pengajuan dan gunakan format resmi yang tersedia.
Untuk kebutuhan internal, kumpulkan catatan tentang produk atau layanan yang masih menggunakan merek. Bahas jika usaha menghentikan suatu kegiatan, mengganti tampilan, atau mengalami perubahan data pemilik. Catatan tersebut membantu Anda menjelaskan kondisi usaha kepada pendamping dan menentukan layanan lanjutan yang perlu ditelaah, tanpa mengisi pernyataan berdasarkan asumsi lama.
Simpan bukti dan periksa hasilnya
Jangan menutup pekerjaan administrasi hanya karena pembayaran telah dilakukan. Pastikan langkah pengajuan pada sistem resmi selesai dan simpan bukti yang dihasilkan. Selanjutnya, pantau permohonan serta arsipkan hasil perpanjangan setelah tersedia. Pisahkan bukti pembayaran, bukti pengajuan, dan dokumen hasil agar status pekerjaan dapat dibaca dengan jelas.
Perbarui daftar tenggat menggunakan dokumen resmi hasil perpanjangan, lalu beri akses kepada pihak yang bertanggung jawab. Jika merek sudah mendekati atau melewati akhir perlindungan, periksa segera kondisi serta pilihan yang masih tersedia pada layanan resmi. Pengelolaan tanggal yang disiplin membantu bisnis menjaga aset merek tanpa bergantung pada ingatan satu orang.